PARTISIPASI PENTING DALAM RAPAT

Oleh: Taryanto Wijaya[1]

Rapat bagi beberapa pegawai sebagai hal yang menyangkan, tetapi bagi lainnya hal yang menyiksa. Hal itu disebabkan rapat bisa membawa keputusan dan perubahan berarti bagi beban kerja mereka maupun penyerapan informasi baru seputar perkembangan organisasi dan bisnis. Mengapa rapat penting untuk diikuti oleh seseorang dan perwakilan departemen?

Ibarat kereta api, rapat itu lokomotif. Tentu, gerbong kereta tak bermakna apa-apa, jika tak ada lokomotif yang menarik. Begitulah organisasi. Berbagai keputusan yang mengarahkan pekerjaan di lapangan di kantor, serta hubungan dengan pihak lain dilakukan di dalam rapat. Tanpa rapat, arah dan perkembangan organisasi dan bisnis tak bisa dilihat.

Dalam rapat beragam sikap karyawan muncul. Sejumlah kompetisi unjuk kebolehan hasil kerja seksi atau departemen akan ditonjolkan, dan jika ada kekurangan cenderung ditimpakan kepada seksi atau departemen lain. Rapat akan berjalan dengan baik membutuhkan partisipasi para pegawai, dan akan berjalan baik jika peserta  1)memiliki sejumlah informasi relevan terhadap masalah yang harus diputuskan, 2) mengutamakan kepentingan organisasi daripada pribadi dan seksi atau departemen, 3) diadakan pada waktu dan tempat yang sesuai, 4) keputusan yang diambil penting untuk keberlanjutan kegiatan di tiap seksi.

Partisipasi penting dalam rapat dilakukan dengan 1)menyiapkan peserta dan informasi relevan, 2) menyampakan pendapat secara ringkas, jelas dan terpercaya, 3) menunjukan kesiapan untuk tindaklanjut atas keputusan raat.

---

[1] Direktur Eksekutif pada Lembaga Studi Agama, Manajemen dan Pembangunan Berkelanjutan (LSAMPB), tinggal di Wonogiri, Solo. Beberapa tulisan lainnya bisa dilihat di http://taryantowijaya.blogspot.com/ dan di http://www.facebook.com/sukmorogosejati