Budaya Mencatat: Antara Kebutuhan dan Kewajiban

BUDAYA MENCATAT ANTARA KEBUTUHAN DAN KEWAJIBAN

Oleh: Kyai Anom Sukmmorogo Sejati [1]

Meski tampaknya sepele, tetapi mencatat menjadi dasar penting pengambilan keputusan dalam organisasi. Namun, banyak pekerja perusahaan atau pegawai di unit usaha kurang terbiasa melakukan pencatatan atas hal-hal penting yang terjadi dalam rapat, monitoring di lapangan, dan pengarahan oleh atasan. Dalam ruang lingkup manajemen pencatatan yang benar akan menjadi landasan penting pengambilan keputusan berdasar informasi tercatat yang terpercaya.

                Pada jaman dahulu waktu jumlah informasi masih sederhana dan terbatas jumlahnya, berbagai keputusan dan informasi kehidupan cukup diingat. Pada tahap berikutnya, informasi keputusan kemudian disimpan dalam lembaran kayu, kain, batu dan lain-lain. Sedangkan pada jaman mutakhir pencatatan keputusan organsiasi ditulis dalam cakra penyimpanan (compact disk, flashdisk) secara terkomputer. Namun demikian, kemajuan teknologi tidak menghilangkan arti penting mencatat dalam buku sebagai proses dasar menyerap informasi utama sebelum dituangkan dalam media penyimpanan lain.

                Pada sejumlah orang, mencatat keputusan maupun proses terkadang menjemukan dan menyebalkan. Padahal jika dipahami maknanya budaya mencatat memiliki arti yang sangat penting bagi pengembangan karir, bisnis. Karena, mencatat memiliki arti penting sebagai berikut. Pertama, mencatat merupakan kegiatan intelektual yang mengharuskan seseorang mencurahkan segenap perhatiannya untuk bisa memilah informasi yang penting dan tidak penting. Kedua, mencatat merupakan sebuah cerminan kepribadian, yang membantu menjelaskan seberapa jauh seseorang kepentingan (committed) dan terlibat (involved) dalam proses sebuah rapat atau kegiatan organisasi dan bisnis. Ketiga, mencatat memberikan batu pijakan penting saat seseorang harus mengambil keputusan penting baik pada rapat formal dalam ruang maupun di lapangan yang mengharuskan melihat data dan informasi, yang dengan itu meminimalkan kesalahan pengambilan keputusan. Keempat, mencatat merupakan penyediaan informasi dasar saat sistem yang lebih maju bermasalah dan tak bisa dijangkau. Pada kondisi seperti ini, catatan yang terpelihara secara baik akan menjadi rujukan utama dalam penyelematan organisasi dan bisnis dalam berbagai skala. Keenam, mencatat juga membantu kita berhubungan dalam mengurus hak dan kewajiban dengan pihak lain. Betapa pentingnya budaya mencatat.

---

[1] Direktur Eksekutif pada Lembaga Studi Agama, Manajemen dan Pembangunan Berkelanjutan (LSAMPB), tinggal di Wonogiri, Solo. Beberapa tulisan lainnya bisa dilihat di http://taryantowijaya.blogspot.com/ dan di http://www.facebook.com/sukmorogosejati