KIAT MANAJEMEN KRISIS: Maret 2015

Selasa, 31 Maret 2015

MAU KEMANA GERAKAN MAHASISWA DI INDONESIA

QUO VADIS GERAKAN MAHASISWA

Oleh: Taryanto Wijaya[1]

Gerakan Mahasiswa terasa mandul sejak bersama rakyat berhasil menggulingkan rezim Order Baru. Seperti besar dalam kandang kampus saja. Kini mahasiswa lebih banyak disibukkan dengan urusan perkuliahan dan disekat dari kepekaan memahami dam menyikapi ketimpangan social politik dan ekonomi yang berkembang di sekitarnya. Kemana arah dan apa agenda gerakan mahasiswa pasca 2015?

Jika pada jaman sebelum kemerdekaan gerakan mahasiswa mencetuskan dan menggerakan upaya terbentuknya Negara, dan pada masa Orde Lama menghadang gerakan komunis, dan masa Orde Baru membongkar diktatorisme, maka kini gerakan mahasiwa tak terdengar lagi. Kadang hanya muncul sekilas melakukan protes disana-sini menyangkut kebijakan kenaikan harga bahan bakar minyak. Apa sebenarnya yang sedang terjadi dengan gerakan mahasiswa di Indonesia? Tulisan ini menelusuri akar persoalan dan upaya mengembalikan jatidiri gerakan mahasiswa.

Gerakan mahasiswa diikuti oleh mereka yang belajar di perguruan tinggi dan memiliki minat pada penyikapan atas masalah-masalah sekitar secara bersama. Mahasiswa yang demikian jumlahnya tidak banyak karena hanya sekitar 5% dari jumlah mahasiswa yang ada. Kondisi demikian disebabkan oleh motivasi awal menjadi mahasiswa yang berbeda-beda dengan pengelompokan sebagai berikut. Pertama, student minded, yakni kelompok mahasiswa yang selama masa belajarnya ingin sesegera mungkin menyelesaiakan beban Sistem Kredit Semester (SKS) dan Tugas Akhir (TA), dan setelah itu bisa bekerja untuk bisa membantu orangtua atau saudara yang membiayai sekolah. Kelompok mahasiswa ini lebih banyak menghabiskan waktu, tenaga dan pikirannya untuk urusan dari tempat tinggal-kampus-perpustakaan-laboratorium- tempat tinggal. Jumlah mereka sekitar 70% dari mahasiswa yang ada.

Kedua, student oriented, yakni kelompok mahasiswa yang lebh banyak sibuk dengan perkuliahannya dan mencari hubungan ke luar kampus hanya dengan bidang-bidang yang sesuai dengan program studi atau jurusan yang diambil. Kelompok mahasiswa ini hanya akan memilih kegiatan-kegiatan ekstra yang berada di dalam kampus, dan berhubungan langsung dengan hobi atau minat bidang studi mereka. Kelompok ini sangat membatasi pergaulan lebih banyak dengan yang segaris dan menunjang proses dan hasil perkuiahan. Jumlah mereka sekitar 25% dari mahasiswa yang ada.

Ketiga, student transformed, yakni kelompok mahasiswa yang menjadikan kesibukan kuliah utamanya sebagai pondasi dasar untuk membangun kepribadian yang utuh dan kokoh di tengah perputaran tarik ulur perubahan social politik dan ekonomi serta intelektual yang terjadi di dalam, dan di luar kampus. Kesibukan kelompok mahasiswa ini sangat padat dan menantang serta luas. Bahkan cenderung kampus berkuliah hanya menjadi bagian kecilnya saja, dan kegiatan dengan organisasi ekstra kampus lebih intensif dan terhubung dengan gerakan-gerakan social politik dan ekonomi di luar kampus sebagai hal yang mengasah, menantang dan mempertajam idealisme yang dibangun. Jumlah mereka sekitar 5% dari mahasiswa yang ada.

[1] Direktur Lingkaran Studi Agama dan Pembangunan (LSAP), tinggal di Wonogiiri, mengelola program sarjana dan perubahan ekonomi pedesaan.

Pengambilan Keputusan Manajemen

PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN

Oleh: Kyai Anom Sukmorogo Sejati [1]

Sebuah keputusan memiliki arti penting bagi jalannya roda organisasi, baik yang waralaba maupun nirlaba. Bagi para pekerja bawahan, keputusan menjadi dasar mereka melakukan tindakan untuk pekerjaan teknis berikutnya. Sedang bagi manajemen menengah, keputusan menjadi pijakan untuk mengarahkan proses kerja dan penggunaan sumberdaya yang ada secara lebih efisien. Namun demikian, pengambilan keputusan manajemen tidaklah semudah yang dibayangkan, tetapi harus dilakukan.

Pengambilan keputusan manajemen merupakan proses menentukan pilihan di antara beberapa alternative yang tersedia, namun belum ada contoh keputusan serupa sebelumnya. Kondisi belum ada contoh itulah yang paling menantang bagi para pengambil keputusan (decision maker) . Betapa tidak, pengambil keputusan harus menghitung resiko dan dampak yang ditimbulkan dari keputusan yang diambil, termasuk pihak-pihak yang mungkin dirugikan dan merasa tersingkir, serta pihak-pihak yang mungkin diuntungkan oleh keputusan tersebut.

Ruang lingkup pengambilan keputusan manajemen meliputi 4 bidang penting sebagai berikut.

Pertama, rumusan visi, misi dan kebijakan lembaga. Keputusan ini menjadi hal penting yang menentukan arah, nilai, dan kebijakan organisasi dalam jangka panjang, menengah, dan pendek. Keputusan ini biasanya dituangkan dalam Akta Pendirian Lembaga, dan juga Profil Organisasi.

Kedua, struktur dan personalia serta uraian posisi dan kewenangan dan tugas orang-orang yang bekerja dalam organisasi. Keputusan ini menjadi wewenang level manajemen atas untuk memastikan bahwa orang-orang bekerja sesuai pada tempatnya dan tidak ada tumpang tindih kewenangan antara posisi satu dengan lainnya.

Ketiga, alokasi sumberdaya pendukung program untuk mencapai sasaran dan target yang telah ditentukan. Keputusan ini menjadi hal penting bagi para pelaksana program dan pekerjaan, khususnya yang menuntut keharusan ketersediaan sejumla anggaran dan alat pembantu, yang tanpa itu target dan saran tidak bisa dicapai.

Keempat, tindak lanjut analisis hasil monitoring kinerja organsiasi, pada berbagai departemen kerja, dan promosi karir karyawan dan kesejahteraan mereka.

Begitu besarnya dampak keputusan manajemen, hingga banyak pihak tak berani mengambil keputusan itu. Itu tugas manajer.

[1] Direktur Eksekutif pada Lembaga Studi Agama, Manajemen dan Pembangunan Berkelanjutan (LSAMPB), tinggal di Wonogiri, Solo. Beberapa tulisan lainnya bisa dilihat di http://taryantowijaya.blogspot.com/ dan di http://www.facebook.com/sukmorogosejati

PARTISIPASI PENTING DALAM RAPAT

Oleh: Taryanto Wijaya[1]

Rapat bagi beberapa pegawai sebagai hal yang menyangkan, tetapi bagi lainnya hal yang menyiksa. Hal itu disebabkan rapat bisa membawa keputusan dan perubahan berarti bagi beban kerja mereka maupun penyerapan informasi baru seputar perkembangan organisasi dan bisnis. Mengapa rapat penting untuk diikuti oleh seseorang dan perwakilan departemen?

Ibarat kereta api, rapat itu lokomotif. Tentu, gerbong kereta tak bermakna apa-apa, jika tak ada lokomotif yang menarik. Begitulah organisasi. Berbagai keputusan yang mengarahkan pekerjaan di lapangan di kantor, serta hubungan dengan pihak lain dilakukan di dalam rapat. Tanpa rapat, arah dan perkembangan organisasi dan bisnis tak bisa dilihat.

Dalam rapat beragam sikap karyawan muncul. Sejumlah kompetisi unjuk kebolehan hasil kerja seksi atau departemen akan ditonjolkan, dan jika ada kekurangan cenderung ditimpakan kepada seksi atau departemen lain. Rapat akan berjalan dengan baik membutuhkan partisipasi para pegawai, dan akan berjalan baik jika peserta 1)memiliki sejumlah informasi relevan terhadap masalah yang harus diputuskan, 2) mengutamakan kepentingan organisasi daripada pribadi dan seksi atau departemen, 3) diadakan pada waktu dan tempat yang sesuai, 4) keputusan yang diambil penting untuk keberlanjutan kegiatan di tiap seksi.

Partisipasi penting dalam rapat dilakukan dengan 1)menyiapkan peserta dan informasi relevan, 2) menyampakan pendapat secara ringkas, jelas dan terpercaya, 3) menunjukan kesiapan untuk tindaklanjut atas keputusan raat.

Menjaga Motivasi Kerja Tim

MENJAGA MOTIVASI KERJA TIM

Oleh: Taryanto Wijaya[1]

Tujuan bisnis dan organisasi rumusannya sederhanan. Tetapi tidak bisa dicapai oleh seseorang sendiri saja. Dibutuhkan peraserta orang lain dalam organisasi sebagai satu tim besar. Bekerja dalam tim tidak hanya melibatkan keahlian teknis dan tenaga, tetapi juga motivasi kerja tim. Tanpa pengelolaan yang baik, kerja tim akan tidak efektif dan menguras banyak tenaga, sumberdaya dan waktu.

Para pemimpin tim harus menyadari sejak awal, bahwa mengelola kerja tim, selalu melibatkan motivasi kerja para anggota tim. Motivasi kerja dipengaruhi oleh beberapa factor psikologis yang tidak tampak sebagai berikut. Pertama, kejelasan arah, tujuan dan dampak pekerjaan tersebut bagi karir anggota. Kedua, kenyamanan hubungan pribadi dengan anggota tim. Ketiga, kondisi kerja dan fasilitas kerja tim dibanding kebiasaan sehari-hari di kantor. Keempat, tingkat penerimaan pihak lain terhadap tim kerja.

Empat hal di atas sering terlupakan oleh para kepala tim, sehingga ia harus berhadapan dengan buruknya komunikasi dalam tim, konflik antar anggota, dan pencapaian target yang rendah dibanding rentang waktu dan alokasi sumberdaya yang telah dikeluarkan. Dalam beberapa kasus lain, para kepala tim terlalu ketat dengan aturan organanisasi dan kurang memberikan ruang bagi para anggota tim untuk mengaktualisasi konsep dan pengalamannya dalam menghadapi persoalan dan target tim. Akibatnya muncul sejumlah penolakan baik pada tingkat ringan seperti rasa malas, enggan berbicara, bekerja semaunya sendiri, maupun tingkat berat seperti dengan protes, mosi tidak percaya hingga mengundurkan diri dari keanggotaan tim.

Dalam kondisi seperti itu, ketegangan-ketegangan dalam tim menjadi tidak produktif dan merusak bangunan pencapaian target. Apa yang harus dilakukan pada kondisi dan situasi seperti ini. Berikut dua langkah yang bisa ditempuh. Pertama, segarkan kembali motivasi kerja dalam perusahaan dan tim yang dibentuk ini, adalah mengemban misi penting bagi keberhasilan perusahaan secara keseluruhan. Kedua, prestasi tim kerja ini akan menjadi dasar baik bagi peningkatan pengalaman dan keahlian pribadi untuk pengembangan karir ke depan di perusahaan.

Bersengketa untuk Mengubah Kinerja Organisasi

MENGELOLA KONFLIK UNTUK PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI

Oleh: Taryanto Wijaya[1]

Pertentangan pendapat dalam sebuah organisasi hal yang tak terhindarkan. Pertentangan pendapat tidak jarang menyebabkan terjadinya konflik berkepanjangan yang menurunkan kinerja organisasi. Haruskah konflik dihindari? Bisakah konflik dipakai sebagai pemicu perbaikan kinerja organisasi?

Gambar 1. Mendamaikan Sengketa Sumberdaya Kayu di Pula Jawa, 2014, Dokumen Pribadi).

Terdapat tiga pandangan berbeda tentang konflik. Pertama, pandangan tradisional, konflik merupakan keadaan yang harus dihindari dan diberantas. Pandangan ini konflik menimbulkan ketidaknyamanan, ketidakharmonisan dan hilangnya kesempatan kerja, rusaknya peralatan, dan menurunnya semangat kerja pegawai, meningkatnya penggunaan kekerasan. Untuk dan atas nama apapun, konflik tidak bisa diterima. Kedua, pandangan revolusioner, berpendapat bahwa konflik harus digalakkan untuk mengubah keadaan yang tidak adil. Menurut kelompok ini, suasana kerja yang monoton, adem ayem, hanya memapankan orang dengan kondisi mapan mengeksploitasi kelompok bawahan atas nama tertib organisasi. Dengan demikian harus dibuat suasana yang mengundang pertentangan, beda dengan kebiasaan sehari-hari. Ketiga, pandangan moderat. Menurut pandangan ini, konflik tidak harus dipicu-lecut, tetapi juga tidak perlu ditakuti saat terjadi. Hal terpenting menurut pandangan ini adalah bagaimana mengelola konflik yang ada untuk meningkatan kinerja organisasi.

Ada dua cara bisa ditempuh untuk atasi konflik. Pertama, bangun komunikasi yang baik dengan semua bagian dan departemen. Kedua, lakukan pencatatan secara akurat, dan terpercaya atas hal-hal yang disengketakan. Ketiga, jadikan pihak yang bersengketa sebagai pendorong perubahan di organisasi.

Memperbaiki Gaya Berkomunikasi dalam Tim Kerja

MEMPERBAIKI GAYA BERKOMUNIKASI DALAM TIM KERJA

Oleh: Taryanto Wijaya[1]

Pembentukan Tim Kerja dan hasil yang ditetapkan tidak bisa berjalan baik tanpa komunikasi yang efektif. Komunikasi seseorang dalam tim diperlukan untuk bisa mengalirkan informasi ke satu atau beberapa pihak dan arah yang diperlukan guna mempermudah pengambilan keputusan. Namun, terdapat kesulitan untuk melakukan pengambilan keputusan ketika muncul sejumlah gaya komunikasi berbeda yang menimbulkan kesalahpahaman.

Gaya berkomunikasi merupakan cara yang dipakai seseorang dalam menyampaikan buah pikiran dan pendapatnya kepada pihak lain dan cara menyikapi informasi dari pihak lain. Sebenarnya, secara ekstrim sikap seseorang terhadap suatu isu bisa dipilah menjadi tiga bagian. Pertama, sikap sepakat atas tindakan yang diambil, dan biasanya ditunjukan dengan gaya mengangguk, tersenyum, atau menunjukkan jari jempol. Kedua, sikap menolak atas tindak yang diambil, dan biasanya ditunjukan dengan gaya menggeleng kepala, mengalihkan pandangan. Ketiga, sikap ragu-ragu (abu-abu) antara setuju dan menolak, dan ini yang biasanya lebih sulit.

Gaya komunikasi orang dipengaruhi oleh 3 faktor penting berikut. Pertama, penguasaan atas masalah atau isu yang dihadapi bersama dalam tim. Kedua, kenyamanan hubungan dalam tim kerja menyangkut beban kerja, kejelasan tugas, fasilitas yang mendukung, dan insentif atas kinerja. Ketiga, kondisi persoalan pribadi (rumah tangga, pekerjaan sambilan, hubungan dengan mertua, kerabat, tetangga) yang terbawa ke dalam situasi kerja dalam tim.

Ketua Tim bertanggungjawab memperbaiki bahwa berbagai perbedaan gaya dalam tim tidak mempengaruhi kualitas dan efektifitas komunikasi yang terjadi. Kemampuan menenggang perbedaan gaya komunikasi dan menangkap makna di baliknya menjadi kunci penting. Untuk bisa demikian maka diperlukan tiga pendekatan sebenarnya sebagai berikut. Pertama, lakukan penjelasan singkat (briefing) tentang tujuan, sasaran dan tahapan kerja yang akan dilakukan, beserta kepastian siapa melakukan apa dengan cara bagaimana. Kedua, lakukan pencatatan atas informasi penting dan cek silang. Ketiga, berikan kesempatan yang cukup tiap anggota tim leluasa menyampaikan hasil kerja tanpa terlalu sering disela (interupsi) sebelum selesai berbicara. Keempat, sampaikan hasil kerja tim secara terbuka.

Budaya Mencatat: Antara Kebutuhan dan Kewajiban

BUDAYA MENCATAT ANTARA KEBUTUHAN DAN KEWAJIBAN

Oleh: Kyai Anom Sukmmorogo Sejati [1]

Meski tampaknya sepele, tetapi mencatat menjadi dasar penting pengambilan keputusan dalam organisasi. Namun, banyak pekerja perusahaan atau pegawai di unit usaha kurang terbiasa melakukan pencatatan atas hal-hal penting yang terjadi dalam rapat, monitoring di lapangan, dan pengarahan oleh atasan. Dalam ruang lingkup manajemen pencatatan yang benar akan menjadi landasan penting pengambilan keputusan berdasar informasi tercatat yang terpercaya.

Pada jaman dahulu waktu jumlah informasi masih sederhana dan terbatas jumlahnya, berbagai keputusan dan informasi kehidupan cukup diingat. Pada tahap berikutnya, informasi keputusan kemudian disimpan dalam lembaran kayu, kain, batu dan lain-lain. Sedangkan pada jaman mutakhir pencatatan keputusan organsiasi ditulis dalam cakra penyimpanan (compact disk, flashdisk) secara terkomputer. Namun demikian, kemajuan teknologi tidak menghilangkan arti penting mencatat dalam buku sebagai proses dasar menyerap informasi utama sebelum dituangkan dalam media penyimpanan lain.

Pada sejumlah orang, mencatat keputusan maupun proses terkadang menjemukan dan menyebalkan. Padahal jika dipahami maknanya budaya mencatat memiliki arti yang sangat penting bagi pengembangan karir, bisnis. Karena, mencatat memiliki arti penting sebagai berikut. Pertama, mencatat merupakan kegiatan intelektual yang mengharuskan seseorang mencurahkan segenap perhatiannya untuk bisa memilah informasi yang penting dan tidak penting. Kedua, mencatat merupakan sebuah cerminan kepribadian, yang membantu menjelaskan seberapa jauh seseorang kepentingan (committed) dan terlibat (involved) dalam proses sebuah rapat atau kegiatan organisasi dan bisnis. Ketiga, mencatat memberikan batu pijakan penting saat seseorang harus mengambil keputusan penting baik pada rapat formal dalam ruang maupun di lapangan yang mengharuskan melihat data dan informasi, yang dengan itu meminimalkan kesalahan pengambilan keputusan. Keempat, mencatat merupakan penyediaan informasi dasar saat sistem yang lebih maju bermasalah dan tak bisa dijangkau. Pada kondisi seperti ini, catatan yang terpelihara secara baik akan menjadi rujukan utama dalam penyelematan organisasi dan bisnis dalam berbagai skala. Keenam, mencatat juga membantu kita berhubungan dalam mengurus hak dan kewajiban dengan pihak lain. Betapa pentingnya budaya mencatat.

MANAJEMEN KRISIS

KEPUTUSAN PADA MASA KRISIS

Memang menjadi tugas manajemen untuk mengambil keputusan di antara resiko-resiko yang mungkin terjadi. Tidak ada keputusan yang bebas resiko. Setiap keputusan selalu menyediakan resiko nya sendiri. Jangan takut dengan resiko, karena resiko itu ibarat bayangan dari tubuh kita, yang akan selalu bergerak mengikuti kita. Rahasianya dia hanya akan menjadi penurut.

Pengambilan keputusan dalam situasi normal itu mudah dan biasa. Hal yang sulit adalah mengambil keputusan dalam situasi abnormal. Situasi ini biasanya berupa, tidak adanya data dan informasi yang memadai, karyawan berwenang tidak mumpuni, dalam desakan waktu dan tempat segera, dan sumberdaya pendukung yang belum pasti.

Kemampuan seseorang pemimpin (leader) sejati akan tertantang dan terasah betul pada situasi dan kondisi krisis. Pada masa krisis, organisasi sedang kendor, pemasukan perusahaan sedang menurun, banyak konflik tak tertangani, banyak klaim dari para pelanggan, serta demo-demo buruh tak terurus menuntut haknya. Pemimpin sejati akan masuk merasuk ke dalam akar persoalan dasar untuk menemukan solusi mendasar. Berbicara dengan bagian-bagian penting dan kelompok-kelompok yang terpinggirkan oleh proses operasi perusahaan dan pengambilan keputusan manajemen selama ini.

Langkah selanjutnya adalah menyusun opsi-opsi keputusan dan terakhir membuat keputusan dan mengawalnya. Tugas pengawalan yang penting adalah memahamkan arti dan arah keputusan serta konsistensi pelaksanaannya.

(Wonogiri, 31 Maret 2015)